Origine d'Up ! Application System
Toute entreprise, à but lucratif ou non, privée ou publique, poursuit une mission nécessitant le travail de nombreux collaborateurs qui sont principalement les employés. Afin d'atteindre les objectifs fixés, le travail quotidien de chaque collaborateur doit être organisé en pleine adéquation avec la mission de l'entreprise.
L'organisation qui en découle peut être représentée selon le modèle classique suivant :
- Tâches élémentaires.
- Activités métiers.
- Processus métier.
Découpage du travail en tâche élémentaire
Une tâche élémentaire correspond à une unité de travail confiée à un individu ou un ensemble d'individus interchangeables faisant partie de l'organisation - employé, prestataire ou partenaire - et correspondant à un métier clairement identifié. Voici quelques exemples :
- Saisir une facture.
- Autoriser un crédit pour un client.
- Enregistrer la demande d'information d'un client.
- Faire passer un entretien d'embauche.
Le découpage en tâches élémentaires est une nécessité pour les deux raisons suivantes qui sont essentielles :
- La capacité de production humaine est limitée.
Le travail à fournir pour la mission est tellement important qu'un seul individu ne puisse être suffisant.
- La capacité de spécialisation humaine est limitée.
Le travail à fournir nécessite des compétences et une expérience suffisamment spécifique qu'un seul individu ne peut les posséder toutes pour l'ensemble des activités élémentaires.
Regroupement des tâches élémentaires en activités métiers
Une activité métier est un ensemble de tâches élémentaires connexes, voire s'enchaînant, et correspondant à une même unité d'organisation - un service, un département, une division, l'entreprise. Généralement, le périmètre de l'activité est tel que ses tâches élémentaires correspondent au même métier.
Voici quelques exemples :
- Comptabiliser les ventes et les encaissements.
Saisie de la facture, son impression, son envoi, la réception du règlement, sa saisie et son impression. Ces tâches élémentaires font partie du métier de comptable.
- Offrir un service complémentaire à l'offre de produit.
Financement, la reprise de l'ancien matériel, la formation. Ces tâches élémentaires font partie du métier de commercial.
- Informer tout individu demandant des renseignements sur une offre.
Enregistrement de la demande d'information, la recherche de la réponse, la communication de la réponse au prospect. Ces tâches élémentaires font partie du métier de chargé de clientèle.
- Sélectionner un nouveau collaborateur.
Définition des compétences requises, l'entretien de présentation du poste, l'entretien de qualification du candidat, la sélection du nouveau collaborateur. Ces tâches élémentaires font partie du métier de manager.
Connexion des tâches élémentaires en processus métier
Un processus métier est un ensemble de tâches élémentaires connexes qui s'enchaînent. Il est généralement transverse à plusieurs unités d'organisation - un service, un département, une division, l'entreprise - ce qui a pour conséquence que les activités élémentaires ne correspondent pas au même métier.
Voici des exemples de processus :
- Facturer une vente.
La réception du bon de commande par le commercial.
L'émission de la facture par le comptable.
L'encaissement du règlement par le trésorier.
- Provoquer une vente.
Le renseignement du client donné par le chargé de clientèle.
La proposition commerciale rédigée et défendue par le commercial.
La réception du bon de commande par le commercial.
La livraison de la commande par le logisticien.
- Accrocher un nouveau prospect.
Le renseignement du prospect donné par le chargé de clientèle.
L'enquête du commercial pour connaître les intentions du prospect.
La relance du prospect par le commercial.
- Embaucher un nouveau collaborateur.
La sélection du nouveau collaborateur par son responsable hiérarchique.
La rédaction du contrat de travail par le service juridique.
L'intégration du nouveau collaborateur par le service des ressources humaines.
Topologie métier de l'organisation
Dans toute entreprise nous retrouvons les fonctions essentielles suivantes :
- Les approvisionnements.
- La direction.
- La logistique.
- La production.
- Le marketing.
- La qualité.
- Les méthodes de travail.
- La recherche & développement.
- Les ressources humaines.
- Le service aux clients.
- La vente.
Cependant, en fonction du statut de la société - à but lucratif ou non, privée ou publique - et aussi en fonction de la mission qu'elle se donne, ces fonctions essentielles sont plus ou moins développées, voire atrophiées - le marketing dans les services publics - ou hypertrophiées - la recherche & développement dans l'industrie des médicaments.
D'autre part, toujours en fonction de la mission que l'entreprise se donne, elle se doit d'être plus ou moins proche des autres acteurs de son environnement :
- Ses clients.
- Ses partenaires.
- Ses fournisseurs.
- Ses sous-traitants.
- Ses banquiers.
- Ses concurrents.
En étudiant les entreprises, nous pouvons identifier quatre niveaux d'organisation :
- L'entreprise.
Le rayonnement est généralement international ou national.
- La division encore appelée direction générale dans les services publics.
Le rayonnement est généralement national ou régional.
- Le département encore appelé sous-direction générale dans les services publics.
Le rayonnement est généralement régional ou départemental.
- Le service.
Le rayonnement est généralement départemental ou de proximité.
Il en résulte une répartition géographique spécifique de l'organisation de l'entreprise appelée topologie métier qui dépend de la mission qu'elle s'est donnée. Certaines préfèrent :
- Centraliser les approvisionnements au niveau de l'entreprise.
Il n'y a donc pas de division dédiée aux approvisionnements.
- Centraliser les approvisionnements au niveau des divisions.
Il n'y a donc pas de département dédié aux approvisionnements.
- Centraliser les approvisionnements au niveau des départements.
Il n'y a donc pas de service dédié aux approvisionnements.
- Décentraliser les approvisionnements au niveau des services.
Il y a donc une politique d'approvisionnement local.
Etant donné qu'il y a plus de 10 fonctions essentielles et indépendantes pour lesquelles il existe quatre niveaux de déploiement possibles, cela représente plus de 4^10 = 1 048 576 combinaisons possibles, sans compter que le périmètre géographique de l'entreprise peut embrasser plusieurs cultures !
Théorème de l'unicité de l'organisation
Nous en arrivons donc à la conclusion suivante que nous pouvons appeler théorème du fait de la démonstration précédente :
| Théorème de l'unicité de l'organisation Deux entreprises, ayant deux missions différentes qu'elles cherchent à remplir pleinement,
ne peuvent avoir la même organisation et la même topologie métier. |
Théorème de l'unicité des applications métiers
Toute organisation nécessite un système d'information qui a au moins ces trois utilités :
- Définir comment travailler.
Il s'agit des outils, des méthodes, des meilleures pratiques démontrées et souvent d'un Plan Qualité.
- Définir quoi faire et quand le faire.
Il s'agit des plans d'actions, des notes de service et autres plannings.
- Etre une mémoire de l'activité.
En plus des aspects légaux, il s'agit de conserver un historique classifié des activités métiers telle la liste des clients, les propositions commerciales, les contrats passés, les factures établies ou à établir, etc.
Les entreprises devant être de plus en plus performantes dans le service rendu au travers de leurs offres, et de plus en plus économes, tout en augmentant la qualité des leurs produits et de leurs services, elles cherchent à améliorer et à optimiser leur organisation en l'automatisant. D'où les systèmes d'information informatisés - origine du mot informatique -, faisant appel aux applications métiers, dont le déploiement est irréversible.
Un système d'information assure une fonction de support à l'organisation pour la topologie métier de l'entreprise. Ce support est d'autant plus efficace qu'il se fond à l'organisation. Ainsi, une entreprise moderne cherchant à remplir pleinement sa mission doit disposer du système informatique en exacte adéquation avec son organisation.
Nous en arrivons donc à la conclusion suivante que nous pouvons appeler théorème, du fait de la démonstration précédente :
| Théorème de l'unicité des applications métiers Deux entreprises modernes, ayant deux missions différentes qu'elles cherchent à remplir pleinement,
ne peuvent avoir le même système informatique métier. |